Файловый сервер (хранение документов)

Ребята, у меня возникла следующая потребность, подскажите, как лучше и недорого ее решить.

В офисе 3 компа + лептоп + удаленный работник (в другой стране).
Нужно место, где будет хранится очень много документов. Документы в основном сканированные в виде картинок, но также и таблицы, вордовские документы и пдф.
К одному из компов привязан сканер, с которого в основном все в хранилище и поступает. Также документы приходят по инету.
Нужна удобная база-хранилище документов с тем, что бы все вышеперечисленные где бы они не были могли работать с одними и теми же документами. Не обязательно одновременно редактирование, но обязательная возможность одновременного просмотра. Причем желательно, чтобы можно было одновременно просматривать много документов (например в виде иконок), а не открывать каждый док для просмотра отдельно.

Сейчас мы пользуемся платным хранилищем гугла. Недостатки - неудобство в просмотре. И чтобы что-то изменить, надо закачать файл себе на комп, потом назад. А также закачка довольно много времени занимает, открытие документов в онлайн тоже. Загружать сразу со сканера в нужное место невозможно.
Кроме того, гугл не предупреждает что документ с таким именем уже есть.
Например у меня доки с номера 1 по 100, при этом несколько номеров пропущено. Я хочу дозалить только недостающие - простым копированием всего содержимого это не получается, приходится выбирать.

Мне тут подсказали, что можно купить файл-сервер, типа недорого и все, что мне нужно.
Ваше мнение?
И может ли кто (и хочет) посодействовать в процессе. С меня деньги или услуги ))

 

Мы используем SkyDrive от Микрософт, он интегрируется в Проводник и разницы с обычным HDD никакой, и бесплатно

 

Любое облачное хранилище подойдет для ваших нужд.
Самое популярное и удобное, на мой взгляд, это dropbox (http://ru.wikipedia.org/wiki/Dropbox).
Работает следующим образом. Нужно зарегистрироваться и бесплатно получить некоторое дисковое пространство. На компьютер установить небольшую программу. Эта программа будет всегда синхронизировать выбранную папку на компьютере. Такую папку можно создать на нескольких своих компьютерах. Часть этой папки можно сделать общей с другими пользователями.
Например, редактируете файл дома, просто его сохраняете, на работе открываете этот же файл -- он уже обновлен. Синхронизация автоматически следит за тем, чтобы везде была самая свежая копия. Я храню в такой папку самые важные документы. Дропбокс еще хранит историю изменений в течение 30 дней, и позволяет их откатывать (я этим никогда не пользовался, поэтому подробностей не знаю). Главный минус, имхо, это отсутствие русского перевода.


Если зарегистрируетесь через эту ссылку, я получу 500Мб пространства :

link

Надеюсь, понятно объяснил.

 

Спасибо, но это совсем не то, что мне нужно.
Документы рабочие, должны быть во первых защищены и регулярно бекапиться.
Во вторых у меня уже есть онлайн хранилище, но им пользоваться не удобно в моем случае.
Я уже писала выше минусы.
Документов тысячи и 500 мб - капля в море.
Мне нужен быстрый и удобный просмотр-пролистывание документов, а не редактирование. То есть также как например на собственном компе. Ни одно онлайн хранилище (я уже несколько перепробовала и платных и бесплатных) не дает подобной возможности сортировки, переименовки и просмотра множеста документов одновременно.
Поэтому речь именно об стационарном хранилище, связанном в одну сеть только с остальными работниками.

 

Не понял Вас. Мне все-таки кажется, что онлайн хранилище подходит идеально...

В смысле защищены? А в гугловском хранилище они защищены?
Бэкапятся они регулярно, естественно, бэкап начинается с момента изменения файла.

Они дают 2 гига бесплатно, остальное можно докупить. Цены не кусаются.

Файлы и будут именно на компе (на всех, на которых пожелаете, одновременно) и еще на сервере.
Вы можете работать с ними как с документами на вашем локальном диске Ц, потому что они и будут вашими локальными файлами на диске Ц.

 

Светлана,

всем вашим, описанным, требованиям вполне соответствует Dropbox. Очень советую.

Если вы имеете ввиду так же, как и в проводнике в Windows - то это именно Dropbox и умеет.

Есть ещё SkyDrive от майкрософт. Похожая технология.

Могу зайти к вам вечером, около 6-7, в офис рассказать/показать Dropbox, живу-то я рядом


Олег

 

Майкрософт я бы не доверял, как и Яблоку.

Еще пробовал другие сервисы, но dropbox оказался самым быстрым из всех. Вроде у них какие-то хитрые алгоритмы синхронизации и хранения используются.

 

Свет, а можно уточнить функции удаленног работника (в другой стране).
Если я правильно понял то он только просматривает (читает) документы. В этом случае как я понимаю прямой доступ к файлам даже и не нужен, можно просто организовать RemoteDesktop для него. Документы будут храниться на локальном компе в оффисе, а человек будет подключаться к нему и пользоваться им как обычным компом. Можно тутже устраивать совещания, так как один и тотже рабочий стол могут видеть все имеющие к нему доступ.
В таком случае можно обойтись без онлайн хранилищ, достаточно хранилища в оффисе и организованого к нему доступа для удаленных пользователей.

 

Ребята, я что-то растерялась ))

попробую подробнее объяснить схему работы

Тут, в офисе, сканируются документы - объем 1-3 гиг в месяц и этот объем растет.
Сканируем в основном в jpg - удобнее для просмотра.
Документы положено по закону хранить 7 лет. То есть общий объем будет только расти.

Потом один человек тут и один из Украины обрабатывают отсканированные документы (вносят в программу). Чел, который в Украине распечатывает сразу все, что залили в папку. Например документы за месяц по клиенту. Ей, естественно удобно, что бы можно было пустить на принтер все сразу, а не по одиночке.

Потом мы проводим проверку - в это время мы в режиме онлайн просматриваем одновременно документы, сверяем с программой, находим расхождения и т.д. Как раз тут важно быстрое пролистывание множества документов (как на собственном компе, например, я пользуюсь просмотрщиком макрософт офис 2010) В это время открываются одновременно несколько папок и там ищутся доки. Происходит это удаленно и одновременно 2-3 человека работают с теми же документами. Тут только просмотр, не редактирование.
Одновременно есть один документ (таблица-реестр), который как раз редактируется в онлайн - там отмечается выполнение работы. Но этот документ может быть и в отдельном месте, например в том же гугле, где он сейчас и лежит.

Мне очень важно время открытия документа (поэтому соотственно не нравится онлайн вариант), важно открытие паралельно многих документов, просмотр сразу всей папки, чтобы найти нужный документ по внешнему виду, распечатка прямо из хранилища одновременно несколько доков, сортировка, переименование простым способом, без лишних кликов.
С онлайн хранилищем столкнулись с тем, что только залить туда документы уходит много лишнего времени. Особенно если, например надо просто добавить по два-три документа в разные уже имеющиеся папки - сначала сканируешь, потом на рабочем компе сортируешь, потом то же самое в онлайн - убивается много ценного времени.

Вот собственно задача.

Вопрос, если доки на локальном компе, он должен быть все время включен?

И может ли кто настроить эту общую сеть?

Как раз переезжаем в новый офис - есть повод наконец-то наладить нормально работу.

ПС. Насчет доверия и надежности - это очень важный вопрос - все-таки это финансовые документы моих клиентов. Поэтому я тут экономить не хочу, и буду рада вашим размышлениям.

 

да ладно, а дропбоксу с чего это вдруг доверять можно?)

Самый "доверенный" сервер - свой сервер конечно. Но его поддерживать нужно сложно.


Скорость у дропбокса меня тоже радует каждый день! Тут с вами согласен.

 

В случае с Dropbox нет, не должен быть включен.

похоже, что дропбокс панацея для вас )


Кстати, кто-то знает, можно ли в Dropbox расшарить папку только для чтения?

 

нельзя, но они над этим работают
link

 

JPG придуман для картинок
для текста, я бы сказал, лучше pdf

cъэкономите много места (и траффика)


+в pdf можно искать.

 

Я правильно поняла, что мне нужно будет освободить место под всю базу на каждом из компов?

И сколько времени и трафика съедает синхронизация? Для пользователя из Украины это важно - сами знаете, как там с инетом...

Как происходит процесс "заливки" документов в хранилище? Могу ли я, например, сразу сохранить в него присланный прикрепленный в майле файл? Или напрямую со сканера?

насколько сложно? и насколько дорого?

Олег, я буду вечером, если хотите, заходите на кофеек, офис новый покажу ))

 

Мне не нужно искать, это в основном одностраничные документы (фактуры и чеки). В пдф надо документ открыть, чтобы увидеть содержимое. Картинки же можно просто листать. Поэтому в пдф только банковские выписки храним.
ТОже самое для печати - пустить одновременно 100 пдф документов на печать на получается, а картинки - без проблем.

 

Андрей, а ты не хочешь взяться за предварение в жизнь?

 

Свет я бы чем смог помог, но в сетевых решениях я слабоват, я в технике силен в том числе и в серверной. Я могу помоч в сборке и наладке самого сервера, но вот как настроить к нему нормальный доступ из другой страны с достаточной защитой тут я пас.
Пользоваться облачными сервисами в твоем случае действительно запара, так как больше времени будет тратиться на перезаливку и синхронизацию. Да и "закрытость" данных всегда будет под вопросом, ибо доверие в интернете всегда "виртуальное". Самый оптимальный вариант это все таки нормальный локальный (офисный) сервер с StaticIP и нормальным доступом к нему из-за границы, а вот каким можно сделать этот доступ это уже другое дело, RemoteDesctop, FTP, SMB, NFS и т.п. тут вариантов множество и в этом я затрудняюсь помоч.

 

Понятно, что вам решать что важнее (дороже): хранение и траффик или быстрота просмотра и печать

к тому же довольно легко можно решить и превью и печать pdf

 

попробуйте Microsoft Groove, если без облачного сервиса. его недостатки, в целом
1. кривая обработка одновременных изменений, особенно касается файлов Excel, который всегда открывает файл на запись. если файл откроют несколько человек, то он будет создавать копии этих файлов
2. централизованное хранилище отсутствует, бэкапы надо делать самим. также нужно, чтобы компьютеры были онлайн в одно время, чтобы файлы синхронизировались
3. локально создаётся большая база для отслеживания изменений и контроля версий. эта база может занимать столько же места на локальном диске, сколько и синхронизируемые папки, а то и больше.

по поводу облачных сервисов, самые популярные
Dropbox
Google Drive
Microsoft Skydrive
Sugarsync

вы пользуетесь GDrive без синхронизации, поэтому надо, как вы отметили, загружать документы туда-сюда. после установки программы синхронизации необходимость в этом отпадает.

 

Андрей, в таком случае встаёт вопрос резервирования/электропитания/администрирования/безопасности самого сервера и т.п. А, насколько я понял, вопрос безопасности, резервирования и доступности достаточно критичен.

Lanatje, если не можете хранить в документы в PDF, то лучше храните их в PNG, он лучше приспособлен для таких вещей, чем JPEG. И расскажите, пожалуйста, где в/на Украине плохой интернет. Мне действительно интересно.