Система хранения документов и писем

Поделитесь лайфхаками как организовать хранение документов и бесконечных писем. Готовлюсь переезжать в другую страну, но до сих пор нет порядка в документах от трёх предыдущих.
Как вы храните? По странам, по годам, по ведомствам, люди отдельно, недвижимость отдельно, бизнес отдельно? Как часто пересматриваете и выбрасываете/удаляете неактуальное? Может я храню то, что и не надо хранить.

 

Scan + Google docs

 

В одну папку все скидываете? ))

 

Пенсия, дом, налоги.
Надо сказать, что последнее время приходит очень мало бумажных документов.

 

какие именно письма на самом деле необходимо хранить в оригиналах?
кроме непосредсвенно документов (сертификатов, лицензий и прочего) - все остальные комуникации, чеки и прочие бумаги храню исключительно в электронном виде (сканирую).
Возможно я неправ и что-то надо хранить в бумаге - но за 15 лет ни разу никому не понадобился оригинал письма или чека - копий электронных всегда было достаточно.

 

Меня интересует и электронное хранение, как именно оно организовано.

 

Чеки на дорогие покупки в Evernote в подразделе покупки

 

Когда мы переезжали из России документы перевозили в пластиковом чемоданчике
Сейчас в нем же храним оригиналы документов (опять же дополнительная защита от неожиданных внешних воздействий, ну и в случае чего можно схватить его и бежать)
Когда у нас будет свой дом, я планирую купить вот такой шкаф
В качестве временного варианта я взяла в супермаркете вот такую коробку из под бананов
Туда как раз входят папки А4 формата и большие конверты А4 формата(в них часто письма приходят)-по которым у меня разложены документы.
И по размеру такая коробка идеально входит в ячейку икеевского стеллажа Kallax
А там уже каких у вас документов больше, по именам, мне кажется,не всегда логично,потому что очень много документов
У нас только на собаку отдельная папка с ее документами, а так отдельно "работа", "лечение", "налоги", "важные письма" и т.п.
Если документов много и их в группах можно разделить на подгруппы, то можно записать с именем "Работа Саша" и т.п.
Для себя я подсчитываю, сколько на что мы тратим и поэтому собираю чеки и считаю потом) Сейчас уже есть полная картина, поэтому хотела выкинуть все старое,
но недавно сломались весы, которые я случайно купила в kruidvat, примерно прикинула когда мы их покупали, залезла в тот месяц, достала чек и по гарантии нам их заменили. Это скорее было исключение, конечно, потому что в основном покупки онлайн и в личных кабинетах потом можно просмотреть историю покупок.
Еще у меня есть папка с файлами, туда я складываю бумажное, то, что лежало в коробках с техникой (например, купил утюг, а там инструкция, счет фактура приложена, гарантийный талон) все складываю в один файл. После гарантийного срока тоже можно выкинуть. Если это занимает не много места,то можно оставить.
Для фотографирования документов я использую приложение Scannable - снимок на телефоне преобразуется приложением в сканированный документ
Но если вы переезжаете часто, то я бы хранение документов в основном в интернете осуществляла, с совместным доступом, чтобы вы могли всей семьей в любом месте нужный документ найти. У меня так хранятся важные документы, внж, паспорта, даже документы родителей(потому что иногда занимаемся покупкой/возвратом билетов для них и т.п), часто в фотографиях на телефоне я дублирую что-то важное, сердечком отмечаю фотографию и она на айфоне хранится в альбоме избранное.
Думаю, что основное - это чтобы важные документы можно было быстро найти и чтобы они хранились по возможности в нескольких местах.
Всякие информативные письма можно хранить некоторое время, а потом выкидывать или просто снимать на телефон,чтобы осталось,а само письмо выкидывать.
Хотя я выкидываю документы, которые исписаны с обеих сторон, которые с одной стороны чистые, я раскладываю в лист а4 и складываю в папку и потом использую как черновики-для записок дома и списков дел. Потому что когда нет принтера дома, и ты не покупаешь упаковки с бумагой, то непонятно откуда бумаге дома браться))
Обычно раз в год пересматриваю все и выбрасываю ненужное/отправляю на черновики.
Еще недавно я разобрала фотографии,сделала фотоархив, год-папки по крупным событиям "2018-07-06 День Рождения Саши Амстердамский лес", папки по людям "Саша" и т.п - там только конкретный человек, если это не было крупное событие, а отдельно пара фото. Папки "Природа", "Квартира", "Работа" и т.п. опять же для отдельных фото, которые не подходят для большого события с отдельной папкой. Ну и важно придумать правила главенствования, у меня это ребенок-собака-мы с мужем-муж-я, то есть если на фото я и собака, такая фотография у меня лежит в папке с именем собаки, если я и ребенок в папке с ребенком, если собака и ребенок в папке с ребенком тоже, отдельно есть папка для совместных фото с мужем и по именам отдельные - тут понятно, если один на фото, то в личную папку. Каждый месяц я скидываю фото с телефонов по папкам. А то количество их растет в геометрической прогрессии...особенно если как я - плохой фотограф,поэтому делаю 150 фоток в одном ракурсе, чтобы выбрать 1 более-менее). Ну и хранится это опять же в нескольких местах, на нескольких разных носителях

 

У каждого документа есть срок хранения и действительности. Но пригодится может все,, что угодно. У меня порядка в документах нет, храню все подряд, как бабулька)